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La presente política de tratamiento de datos personales (en adelante la “Política”) fue elaborada con base en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, en la Ley 1266 de 2008, en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013. Su objeto es poner en conocimiento el tratamiento que Green Crop S.A.S., sociedad colombiana con NIT 901.116.540-3, domiciliada en Bogotá (en adelante “Green Crop”), les da a los datos personales y a la información que posee en sus bases de datos, los derechos que le asisten a los titulares de estos datos personales e información y los mecanismos con que cuentan para ejercerlos. De no estar de acuerdo con la presente política, los Usuarios deberán abstenerse de proporcionar sus datos a Green Crop mediante su pagina web y, en consecuencia, no será posible acceder a sus servicios.
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Para efectos de la presente Política, las siguientes palabras tendrán los significados que se mencionan a continuación:
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La persona jurídica que responde por el Tratamiento de los Datos Personales suministrados por los Titulares, y, por tanto, de las Bases de Datos en las cuales se encuentran ubicados los mismos, es la sociedad Green Crop S.A.S., identificada con N.I.T. 901.116.540-3, y con domicilio principal en Bogotá D.C., Colombia, cuyo correo electrónico es [email protected], respectivamente. En adelante “El Responsable”.
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Mediante la autorización otorgada por el Titular al momento de proporcionar sus datos, este acepta la presente Política de conformidad con lo señalado en el artículo 7 del decreto 1377 de 2013.
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Green Crop recolecta, almacena, usa, procesa, suprime y circula, Datos Personales entre los cuales se encuentran, pero sin limitarse a, nombres, apellidos, teléfonos, domicilios, direcciones de contacto, correos electrónicos, documentos de identidad, datos laborales, información financiera, entre otros, con ocasión del desarrollo de sus objetos sociales, los cuales se circunscriben a compra de cartera y/o otorgamiento de créditos sin intermediación financiera, y/o debido a una relación laboral, comercial o civil con los distintos Titulares de los Datos Personales.
En virtud de lo anterior, los Datos Personales son empleados por Green Crop, de forma general, para las siguientes finalidades:
Recibir, verificar, evaluar y filtrar las solicitudes de compra, fichas técnicas, hojas de seguridad, cotizaciones y cualquier documento requerido por el usuario.
Generar facturas de venta.
Hacer el seguimiento y gestionar los cobros.
Realizar la gestión de cobranza judicial y extrajudicial, así como realizar investigaciones de bienes y localización personal, para obtener el pago de las obligaciones a su favor.
Contactar a los Titulares en virtud de la relación comercial, civil o laboral existente.
Identificar y mantener un registro y control de sus proveedores, inversionistas, clientes, usuarios, accionistas y empleados.
Pagar honorarios, remuneraciones, dividendos o salarios surgidos en virtud de las relaciones comerciales, civiles o laborales existentes con los Titulares.
Cumplir con la normativa vigente en materia laboral y de seguridad social, civil, comercial, administrativa, penal y demás existente, especialmente aquella relacionada con el archivo y custodia de la información.
Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de sus obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables.
Cumplir con las obligaciones de prevención de lavados de activos y financiación de terrorismo.
Enviar mensajes con fines comerciales, publicitarios, educativos y/o de atención. Para dicho efecto, se utilizarán distintos medios de comunicación, tales como correo, e-mail, teléfono fijo, redes sociales y celular (incluyendo mensajes de texto y de voz).
Registrar, almacenar y actualizar la información y los Datos Personales en sus Bases de Datos.
Proveer los Servicios ofrecidos en su sitio web.
Contestar solicitudes, peticiones, reclamaciones y quejas.
Efectuar y consultar reportes del Titular, el beneficiario del crédito solicitado y/o el prestatario ante las distintas autoridades administrativas de control y vigilancia, entidades de reporte de comportamiento comercial y financiero y autoridades de policía o autoridades judiciales.
Realizar trámites administrativos internos tales como reportes contables, auditorías y facturación.
Realizar análisis estadísticos e investigaciones comerciales, de riesgos, de mercado, interbancarias y financieras.
Transmitir o transferir la información y los Datos Personales a terceros involucrados o requeridos para la prestación del servicio ofrecido.
Atender requerimientos de organismos de control y vigilancia.
Para las demás finalidades establecidas en los documentos denominados “Términos y Condiciones de Uso” y “Condiciones de uso del Sitio Web”, los cuales se encuentran disponibles en el Sitio Web www.greencrop.com.co.
Para cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato celebrado con el Titular, con el inversor o con el prestatario, sus avalistas o codeudores.
Para consultar, informar, reportar, procesar, divulgar, modificar, actualizar, aclarar o retirar ante los Operadores de Información y las centrales de información y riesgo, todo lo referente a la información y comportamiento financiero, comercial y crediticio del Titular, del beneficiario del crédito solicitado y/o del prestatario, incluyendo, pero sin limitarse a, los saldos que resulten a favor de Green Crop por la prestación de los servicios.
Enviar a través de medios electrónicos cualquier documento legal y/o notificación y/o requerimiento de ley.
Consultar multas y sanciones ante las autoridades administrativas y judiciales.
Adicionalmente, los Datos Personales de los empleados de Green Crop, se tratan con las siguientes finalidades:
Dar cumplimiento y exigirlo, al contrato laboral, reglamento interno de trabajo, así como las demás políticas implementadas por Green Crop frente a sus empleados, y a las obligaciones que de estos se desprenden.
Constatar el cumplimiento de las obligaciones, la incursión en las prohibiciones, faltas graves y/o justas causas a través de los procedimientos laborales establecidos por Green Crop, especialmente a través de procedimientos disciplinarios y de auditoría; para lo anterior, Green Crop podrá auditar los equipos electrónicos (computadores, tabletas, celulares empresariales, entre otros) y softwares (correos electrónicos, chats, programas, archivos corporativos, entre otros) previstos por ésta para la prestación de los servicios de sus empleados. También, Green Crop podrá instalar sistemas de video vigilancia, de grabación de sonido, podrá recolectar, usar y almacenar datos biométricos (entre ellos, sin limitarse, a aquellos recolectados a través de lectores de huella dactilar y lectores faciales).
Afiliar y pagar las cotizaciones, y el cumplimiento en general de las obligaciones deberes, así como exigir los derechos, de los que Green Crop o el trabajador son titulares, frente al Sistema de Protección Social.
Dar cumplimiento, implementar y evaluar el Sistema de Gestión en Salud y Seguridad en el Trabajo.
Adelantar los procedimientos de transcripción, radicación y cobro de subsidios por incapacidad temporal frente a las entidades del Sistema de Seguridad Social.
Analizar si se conceden licencias o permisos.
Ejecutar o solicitar a un tercero que ejecute, pruebas que evidencien la presencia de alcohol o de sustancias psicoactivas o psicotrópicas en el organismo del trabajador.
Adelantar trámites iniciados por entidades públicas administrativas o judiciales.
Iniciar trámites ante entidades públicas administrativas o judiciales.
Tramitar préstamos, embargos, retenciones y/o compensaciones de salarios, prestaciones sociales y demás derechos laborales generados en virtud de la relación de trabajo.
Capacitar, recrear y promover la asistencia a eventos culturales, deportivos o académicos, dirigidos directamente por Green Crop o por cualquier tercero.
Cumplir la normativa laboral vigente y aplicable a Green Crop y a sus trabajadores, incluyendo disposiciones constitucionales, legales, reglamentarias, contractuales, así como de políticas y directrices internas de Green Crop
Por su parte, además de las finalidades enunciadas en un principio, los datos personales de los Titulares que aspiran a vincularse bajo cualquier modalidad permitida por la normativa colombiana con Green Crop son tratados para:
Adelantar procesos de selección, los cuales podrán incluir entrevistas, sometimiento a pruebas de conocimiento y a pruebas psicotécnicas, práctica de visitas domiciliarias, así como el acceso a hojas de vida y las comunicaciones con el candidato por cualquier vía.
Contratar personal bajo cualquier modalidad permitida por la normativa colombiana.
Consultar referencias personales o familiares, así como los antecedentes laborales y de empleo del candidato, incluyendo la constatación de idoneidad y veracidad de los mismos.
Hacer consultas de antecedentes penales, judiciales, disciplinarios, comerciales y financieros en listas públicas o privadas.
Practicar exámenes médicos de ingreso.
Consultar referencias e historial académico, así como constatar la idoneidad y veracidad de los documentos académicos allegados por el candidato.
Almacenar los datos referidos en la base de datos de Green Crop.
El acceso, consulta y almacenamiento de los demás documentos, certificados e información del Titular a los que hacen referencia los reglamentos y políticas internas de Green Crop para efectos de adelantar el proceso de selección de personal.
Por su parte, además de las finalidades enunciadas anteriormente, los datos personales de los proveedores, contratistas, clientes y accionistas de Green Crop serán usados con las siguientes finalidades:
Realizar el cobro o pago de productos o servicios.
Realizar compra y venta de productos o servicios.
Realizar y enviar cotizaciones, ofertas crediticias o estudios de mercado.
Realizar la búsqueda de socios o clientes potenciales.
Con fines estadísticos o como indicadores de gestión.
Teniendo en cuenta que Green Crop cuenta con aliados y proveedores para la venta de sus productos, para la prestación de sus servicios y para la ejecución de los contratos laborales, comerciales o civiles que celebre con los Titulares, Green Crop será la Responsable del Tratamiento y sus aliados y proveedores serán los Encargados del Tratamiento en los casos en que sea procedente; en esta medida Green Crop asegura que los Encargados del Tratamiento darán estricto cumplimiento a lo establecido en la presente Política.
En el evento en que la venta de sus productos y la prestación de sus servicios y/o la ejecución de los demás contratos laborales, comerciales o civiles que celebre con los Titulares implique la Transferencia o Transmisión de los Datos Personales a aliados o proveedores extranjeros, Green Crop se compromete a que estos se adhieran a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, en el Decreto 1377 de 2013 y en las demás normas que los modifiquen, adicionen y/o complementen, y concretamente den estricto cumplimiento a lo establecido en la presente Política.
Finalmente, concluido el servicio ofrecido por Green Crop o finalizado el contrato entre Green Crop y los Titulares, los Datos Personales sólo serán usados para efectos de mantenerlos en el registro de la Base de Datos de Green Crop y de enviar mensajes con fines comerciales, académicos y/o publicitarios si así lo autoriza el Titular, de lo contrario, serán eliminados de las Bases de Datos de Green Crop o archivados en condiciones seguras cuando así lo requiera la normativa colombiana.
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Green Crop restringirá estrictamente el tratamiento de Datos Personales Sensibles a los indispensables para realizar su objeto social o para cumplir con requerimientos normativos o contractuales, e informará a los Titulares de forma explícita y previa cuales son los Datos Sensibles y la finalidad de su Tratamiento.
Green Crop solo dará tratamiento a Datos Sensibles sin el consentimiento previo del Titular, cuando se trate de un caso de emergencia que requiera de una acción inmediata para evitar un daño grave o irreversible.
Por otro lado, de acuerdo con el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, Green Crop podrá darle Tratamiento a Datos Sensibles para “una finalidad histórica, estadística o científica”, siempre y cuando adopte “las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares”.
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El Tratamiento de datos personales por parte del responsable será realizado con posterioridad y con base en la autorización otorgada por el Titular de la información. Dicha autorización facultará a El Responsable para recolectar y ser el responsable del tratamiento de la información entregada por los Titulares, y a transferir o transmitir la misma, según sea el caso.
La autorización para el tratamiento de los datos personales será recabada en el momento previo al registro por parte del Usuario en la pagina web en el cual el titular de la información, de manera expresa, autoriza a Green Crop S.A.S. para dar el uso ya descrito en los puntos anteriores a sus datos.
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Conforme a lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos:
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Green Crop utiliza estrictos procedimientos de seguridad para garantizar la integridad, confidencialidad y seguridad de la información y de los Datos Personales suministrados por el Titular, tales como la transmisión y almacenamiento de información sensible a través de mecanismos seguros, uso de protocolos seguros, aseguramiento de componentes tecnológicos, restricción de acceso a la información sólo a personal autorizado, respaldo de información, prácticas de desarrollo seguro de software, entre otros, los cuales evitan su alteración y Tratamiento o acceso no autorizado.
Dado que nuestros clientes se preocupan en profundidad por la seguridad de los datos, contamos con el respaldo de AWS y su equipo de clase mundial de expertos en seguridad que monitorean los sistemas las 24 horas, todos los días, para proteger el contenido. Con AWS garantizamos la infraestructura global más segura, incluida la capacidad para cifrarlos, trasladarlos y gestionar la retención. Los datos en tránsito y en reposo son cifrados para garantizar que únicamente los usuarios autorizados pueden acceder a ellos, mediante claves administradas por AWS Key Management System (KMS) o mediante la administración de claves de cifrado con CloudHSM con HSM validados por FIPS 140-2 Nivel 3.
Por medio de este sistema, Green Crop está en capacidad de originar y/o registrar de manera electrónica contratos y pagarés sin ninguna limitación en cuanto a condiciones, tamaño, clausulado, etc., dado que el proceso de cifrado de cualquier documento es igual e independiente de su tamaño y condiciones.
En los casos en que, de acuerdo con esta Política, Green Crop transfiera la información y/o Datos Personales a un tercero, éste último estará obligado a adoptar procedimientos y medidas similares que garanticen la seguridad de la información en igual o mayor medida que Green Crop.
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Green Crop garantiza que los Titulares de los Datos Personales a los que se les da Tratamiento, tendrán acceso a éstos, y serán informados sobre todas las modificaciones, actualizaciones o supresiones que de ellos se haga.
Green Crop pone a disposición el siguiente correo: [email protected], al cual podrá escribir el Titular o los legitimados según la Ley 1266 de 2008 y la Ley 1581 de 2012, para tener acceso a su información personal, para acreditar el Tratamiento que se les está dando a sus Datos Personales, para solicitar la actualización, rectificación o supresión de los mismos, para presentar reclamos, para solicitar la prueba de la Autorización por éste dada en su oportunidad y/o para ejercer los demás derechos mencionados anteriormente.
Cuando se trate de consultas, Green Crop tendrá un plazo de 10 días hábiles para dar respuesta al Titular, contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los 5 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Cuando se trate de reclamos, los mismos se formularán incluyendo la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los 5 días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos 2 meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a 2 días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de 15 días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Para atender el reclamo, solicitud o consulta, es necesario que el Titular o los legitimados, en cumplimiento de lo estipulado en la Ley 1581 de 2012, incluyan en el correo electrónico la siguiente información:
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La presente Política podrá ser modificada en cualquier momento y sin previo aviso por el responsable a través de su Plataforma o cualquier canal que disponga para ello, por razones de orden legal o institucional. En caso de considerarse necesario, mediara, para tal efecto, una comunicación en la que se notifique a los Titulares las modificaciones realizadas. En caso de realizar una modificación sustancial a las finalidades del Tratamiento de datos personales, o en cuanto a los responsables del mismo, estos cambios serán informados oportunamente a los Titulares de información, y de manera previa a la implementación de las nuevas políticas, de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
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La presente Política entra en vigor el día 1 del mes de abril del año 2020, y la misma puede ser modificada por Green Crop en cualquier tiempo. Cualquier modificación de la presente Política, será informada a través de la página web www.greencrop.com.co, donde se pondrá a disposición de los Titulares, la última versión de la misma, indicando la fecha de entrada en vigor de la correspondiente modificación.
Así mismo, cualquier modificación que se realice a la presente Política con relación a la identificación del responsable del Tratamiento de los Datos Personales y las finalidades perseguidas con el mismo, serán comunicadas a los Titulares directamente antes de su entrada en vigor, sin perjuicio de la solicitud de una nueva Autorización cuando los cambios se refieran a las finalidades mencionadas en el momento de la obtención de la Autorización inicial.
Las bases de datos tendrán tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual fueron obtenidos los datos. Una vez cumplida la finalidad, los Datos Personales sólo serán usados para efectos de mantenerlos en el registro de la Base de Datos de Green Crop y para enviar mensajes con fines comerciales y/o publicitarios si así lo autoriza el Titular, de lo contrario, serán eliminados de las Bases de Datos de Green Crop o archivados en condiciones seguras cuando así lo requiera la normativa colombiana.
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